8 opravil s katerimi izgubljamo prepotreben čas in zmanjšujemo produktivnost

8 opravil s katerimi znižujemo svojo produktivnost

Ali ne bi bilo lepo, če bi dan imel več kot 24 ur, da bi lahko končali vse svoje obveznosti v enem samem dnevu? Kaj pa če bi raje pridobili dodaten čas pri stvareh, ki nam ponavadi samo odvzemajo naš dragocen čas za pomembnejše stvari? Danes bomo pregledali 10 stvari, katerim se skušajmo izogniti ali jih vsaj omejiti in kaj kmalu bomo pridobili čas za koristnejša opravila. Ko se izognemo motilcem se bo povečala tudi naša produktivnost in uspeh.

1. Ali opravljate več stvari hkrati? Recite ne večopravilnosti!

http://www.etiennegarbugli.com/

Raziskave so pokazale, da opravljanje več opravil hkrati znižuje našo produktivnost in kvaliteto dela. Namreč, ko opravljamo več opravil hkrati, se morajo naši možgani prilagajati in posvečati več opravilom naenkrat. Z vsako menjavo opravila, ko morajo naši možgani preklopiti, postajamo vse počasnejši.

Večopravilnosti se ne moremo vedno izogniti. Tako med kuhanjem kosila lahko pomagamo otroku pri opravljanju domače naloge, spet drugemu sugestiramo, kje so njegovi pripomočki za trening. Prav tako določena večopravilnost ne vpliva na našo produktivnost. Recimo, da beremo kakšno knjigo, zraven pa poslušamo glasbo, ki nas pomirja, hkrati pa še moramo odgovoriti na kakšno vprašanje partnerja. Kljub temu ostajamo osredotočeni na knjigo.

Vendar moramo svojo večopravilnost omejiti, ko govorimo o pomembnih opravilih, ki jih moramo resnično opraviti do določenega roka. Takrat se moremo skoncentrirati in nameniti vso svojo pozornost temu opravilu. In kako dosežemo, da se skoncentriramo na eno samo stvar?

– Izklopite mobilni telefon!

Popolnoma izklopite svoj mobilni telefon ali tega popolnoma utišajte. Tudi če se nimamo namena odzvati na telefonski klic ali sporočilo, lahko zvonjenje in piskanje zmotita naš miselni proces, hkrati pa vsaj za kratek čas prekineta našo usmerjenost v določeno dejavnost. Sicer pa dandanes so mobilni telefoni že tako pametne napravce, da bomo opozorila za vse zgrešeni klice prejeli, ko bomo telefon prižgali nazaj.

– Ne pregledujte svojega poštnega nabiralnika, ko ni čas za to

Kadar uporabljamo za svojo obveznosti računalnik, nas pogosto zmoti tudi prejemanje e-sporočil, ki jih želimo preveriti takoj. Sploh če uporabljate različne pripomočke, ki opozarjajo na novo prispelo e-poštno sporočilo, obveščanje izklopite vsaj za čas opravljanja vaše obveznosti. Načrtujte del dneva ko se boste izrecno posvetili svojemu poštnemu nabiralniku in takrat odgovorite na vsa prejeta e-sporočila.

-Načrtujte vsaj eno uro, ki jo namenite za določeno obveznost brez dodatnih motenj

Takšno načrtovanje je pomembno predvsem če opravljamo res zahtevne naloge, kot so pisanje poročila, delo na projektu, pisanje člankov ipd, ki zahtevajo vso našo pozornost. V teh primerih si določite vsaj enourne “delovnike”. Mogoče ne boste opravili vsega v tej eni uri, ampak bo dober začetek za nadaljevanje. Vsaj pri večini ljudi velja, da lahko delajo in se skoncentrirajo na določeno stvar vsaj za obdobje ene ure, brez da bi vmes odšli na odmor za kavo ali prigrizek.

2. Izpuščate odmore med delom, ki znižujejo vašo produktivnost

http://www.etiennegarbugli.com/

Pogosto se nam zgodi, da obsedimo pred računalnikom in beremo eno in taisto stvar večkrat pa sploh ne vemo kaj smo prebrali. Obstaja točka, ko naša koncentracija začne upadati. In takrat je potrebno vzeti odmor! Priporočljivo je, da so odmori pogostejši in krajši. Če imate na voljo 2 krajša odmora po 15 minut in uro odmora za malico, potem ta časa raje razdelite na krajše odmore. Recimo, vzemite si 3 krajše odmore po 10 minut ali pa pa dva krajša odmora po 5 minut in dva po 10 minut. Sami boste najbolje vedli, kako dolgi odmori vam odgovarjajo. Vendar naj bodo ti krajši in če je možno pogostejši. V takšnem krajšem odmoru spočijemo možgane, obnovimo svojo pozornost in produktivnost.

3. Ne razmišljate o opravilu in pripravah na njega?

http://www.etiennegarbugli.com/Kadar se premalo posvečamo pripravi na določeno opravilo, prepogosto izgubimo čas pri sami izvedbi. Čas, ki ga namenimo za zbiranje podatkov in organizaciji pred pričetkom, se bo poznal tudi kasneje pri hitrejši izvedbi in kvaliteti opravila. Zato je dobro, da se svojemu načrtovanemu opravilu posvetimo že dan prej. Planirajmo vnaprej! To nam pomaga pri vizualizaciji kako se bomo nekega opravila lotili in ga uspešno dokončali. Ko razmišljamo o samem opravilu, nezavestno v svojih mislih pripravimo vse pripomočke in informacije, ki nam bodo pomagali pri uspešnem dokončanju zadane naloge.

4. Svojo pozornost preusmerjate na prižgan televizor

Ljudje velikokrat prepogosto posegamo po gledanju televizije, četudi nezavestno, ko hkrati opravljamo zadano nalogo. Po različnih anketah se je izkazalo, da ljudje gledajo televizijo tudi do 28 ur na teden. Zdaj pa razmislite, kaj bi lahko vse naredili v tem času? Prebrali kakšno dobro knjigo, posvetili svoj čas družini in prijateljem ali se dobro naspali. In kako se izogniti gledanju televizije?

– Ne prižigajte televizije kadar je nimate namena gledati

Nekateri imajo radi prižgano televizijo skozi ves dan, kar pa nas lahko premami nehote v gledanje televizije, brez namena.

– Načrtujte svoj TV spored

Odločite se kaj je za vas pomembno. Če je to zlata vožnja Ilke Štuhec ali večerna poročila, potem vklopite televizijo takrat ko bodo ta na sporedu. Po ogledu načrtovanega programa televizijo ugasnite in se raje posvetite svojim dnevnim ciljem.

– Prevrtite svoje priljubljene oddaje

Na žalost je oglaševalski lobij danes močan tudi na televiziji, in velikokrat se zgodi, da polovico časa programa zasedajo tudi reklame. Če ste potrpežljivi si vzemite čas, ko nimate drugih opravkov in poglejte svojo najljubšo oddajo, nadaljevanko ali kviz za nazaj. Tako lahko preskočite nepotrebne reklame in pridobite nekaj časa za pomembnejša opravila. Seveda pa se ne moremo izogniti našim športnikom pri prenosih v živo ane 😉

5. Prestavljate pomembnejša opravila na kasnejši čas v dnevu

http://www.etiennegarbugli.com/Pogosto začenjamo dan z opravljanjem lažjih opravil, hkrati pa puščamo zahtevnejša opravila za kasnejši čas. To nas lahko privede celo do tega, da pomembnejšega in zahtevnejšega dnevnega cilja ne dokončamo niti na ta določen dan. Dokazano je, da volja do dela in opravljanja nalog, tekom dneva začne upadati. Zato posvetite svoj čas najprej zahtevnejšim in pomembnejšim opravilom.

6. Načrtujete preveč za en dan in preveč za kratek čas

http://www.etiennegarbugli.com/

Preveč organizirani in ambiciozni ljudje pogosto želijo povečati svojo produktivnost s preveč opravili naenkrat. Načrtujte svoja opravila raje na podlagi prioritet, in najpomembnejšim posvetite več časa. Če boste svoja opravila razdelili glede na pomembnost boste lažje določili čas, katerega boste namenili določenemu opravilo, hkrati pa vam bo ostal čas za dokončanje ostalih manjših opravil. Hkrati se lotite kompleksnejših opravil tako, da jih razdelite na manjše dele. Tako bo opravljanje in dokončanje obveznosti produktivnejše.

 7. Brskate po spletu

Kadar moramo opraviti pomembna opravila se marsikdaj zalotimo, da nehote preverjamo novice po spletu, preverjate objave na Facebooku, ali iščete za ta čas nepomembne podatke. Če vaše delo vključuje določene spletne strani, kjer se nahajajo podatki pomembni za vašo nalogo, potem si te strani shranite v določeno mapo v zavihkih. Tako boste hitreje dostopali do podatkov, ki jih potrebujete in se izognili še nepotrebnem brskanju. Najbolje je, da uporabite kak zunanji program kot je Evernote. Program je na voljo tako v spletni obliki, kot za računalnik in mobilne naprave. Preprosto se registrirate, dodate v opravilno vrstico njihov dodatek, s pomočjo tega pa na hitro shranite vse podatke iz spletne strani, ki jih želite. Tako lahko na računalniku preko njihovega programa dostopate do vseh podatkov, ki ste jih shranili iz spletnih mest in se izognete nepotrebnemu in včasih preveč mamljivemu brskanju po spletu.

8. Čas namenjate delu namesto počitku

Dober nočni spanec zelo vpliva na našo produktivnost naslednji dan. Hkrati smo naspani srečnejši, lažje sprejemamo pomembne odločitve in od sebe dajemo nove ideje. Trik kako pridobiti čas tudi za kvaliteten spanec je, da svoje obveznosti načrtujemo naprej in vemo, kdaj moramo zaključiti z delom, da se to ne zavleče pozno v noč. Seveda, pomembno je tudi, da se zjutraj izognemo poležavanju in dremanju in začnemo svojo jutro čim bolj produktivno.


Kakšne pa so vaše navade? Ali delate napake, ki smo jih opisali zgoraj? Kako se izognete motnjam? Delite z nami vse ideje in nasvete, kako se izogniti motnjam in posvetiti čas pomembnejšim opravilom.

Se tipkamo 🙂

Preberite tudi

Dodaj odgovor

Vaš e-naslov ne bo objavljen. * označuje zahtevana polja