Digitalno – analogni sistem za večjo produktivnost in boljšo organizacijo

Digitalno - analogni sistem

Vedno več stvari okoli nas postaja digitalnih … V knjižnicah si lahko sposodite e-knjige, recepti in napotnice potujejo preko računalniških sistemov, bančne izpiske dobivamo na elektronsko pošto, digitalni koledarji pa nas s svojimi opomniki opominjajo na zadane naloge in obveznosti.

Ko podrobno pogledamo pripomočke, ki nam pomagajo pri opravljanju naših obveznosti, hitro ugotovimo, da je meja med digitalnim in papirjem v realnem svetu zelo zabrisana. Že samo ko pogledamo naš računalnik lahko opazimo povezavo – namizje, dokumenti, beležka, mape in na koncu tudi koš. In povezava med digitalnim in analognim se ne ustavi le pri metaforah. Vedno več ponudnikov papirnih izdelkov izdeluje tudi izdelke, ki so kompatibilni z digitalnim svetom.

Poglejmo si primer Moleskine podjetja. Ustvarili so beležke za Evernote uporabnike, ki z souporabo aplikacije omogočajo, da vse zabeleženo v beležki pretvorimo v digitalno obliko. Tako so lahko naši zapiski vedno z nami ne glede na to ali smo beležko pozabili doma. Posebnost teh beležk je, da vsebujejo nalepke, ki določajo različna področja našega življenja. Te nalepke posebna aplikacija prepozna in zapiske v digitalni obliki uvrsti v ločena področja, kar omogoča, da imamo tudi na poti svoje zapiske lepo urejene, kot v papirni obliki.

Torej zakaj so papir in papirnati izdelki še vedno eden “must have” pripomočkov za našo produktivnost, če pa je na tržišču na voljo toliko digitalnih pripomočkov? Digitalni pripomočki zagotovo nudijo prednosti, ki jih tradicionalni papir ne. Vendar izkušnje in tudi sama znanost dokazujejo, da nam papir pomaga ohranjati večjo produktivnost na načine, ki jih digitalni pripomočki ne zmorejo. Vprašanje je torej kako združiti oboje in povečati našo produktivnost.

V nadaljevanju bomo spoznali kako združiti oboje, da bomo postali veliko bolj produktivnejši. Vendar moramo na začetku najprej spoznati, kaj vse lahko dosežemo z analognim beleženjem, kar z digitalnim ne moremo ter obratno.

Prednosti uporabe papirnih beležk

Papir ne potrebuje vse te današnje elektronike in napajanja

Papir in njegovi izdelki od nas ne zahtevajo “nalaganje” sistema, gesel ali skeniranje prstnega odtisa. Pisala ne potrebujejo polnjenja baterij in internetnega omrežja, da bodo delovala. Papirne beležke se ne morejo “podreti”, kot računalniški sistem, še manj pa potrebujejo napajanje iz elektrike 🙂 Pri uporabi papirja se ne rabimo priučiti uporabe, prav tako si ne rabimo zapolniti bližnjic. Nobena aplikacija, pa naj bo še tako hitra, se ne more kosati s hitrim potegom beležke na plano.

Papir nas ne zmoti med delom in nas omejuje na eno opravilo naenkrat

Leuchtturm1917 beležke ne zvonijo, ko nas nekdo pokliče. Rhodia beležke ne vibrirajo, ko nam kdo pošlje sporočilo na Messengerju. Moleskine ne prikaže obvestil, ko nas kdo povabi na dogodek, ki se ga ne bomo udeležili. Namesto vseh teh motenj nas papir omejuje na opravljanje točno določenega opravila v danem trenutku. In ravno ta omejenost na eno stvar omogoča, da naše delo poteka veliko bolj tekoče, brez motenj. Ko smo skoncentrirani na posamezno stvar porabimo veliko manj “možganskega goriva”. Če opravljamo več stvari naenkrat, skačemo iz ene stvari na drugo in nazaj, se ta poraba poveča, kar nas pripelje do popolne izčrpanosti in padca produktivnosti. Večopravilnost povečuje tudi nivo kortizola ali stresnega hormona in adrenalina. Dokazano je celo, da znižuje tudi IQ.


Papir nam pomaga pri učenju in pomnjenju

Pisanje dokazano povečuje našo sposobnost pomnjenja in učenja. Mehanizem pisanja stimulira naš spomin na načine, ki ga tipkanje ne zmore. Henriette Anne Klauser v svoji knjigi Write It Down, Make it Happen razlaga:

“Pisanje sproži retikularni aktivacijski sistem, ki pošlje signale možganski skorji: ‘Zbudi se! Bodi pozoren na to! Te podrobnosti ne smeš spregledati!’ Ko enkrat zapišete svoje cilje, bodo vaši možgani delovali v tej smeri, da si boste te cilje zapolnili.”

Prav tako so dokazali, da si tudi študentje, ki svoje zapiske beležijo z roko, v primerjavi s tistimi, ki uporabljajo računalnike, zapomnijo veliko več snovi in so uspešnejši. Namreč pri tipkanju o snovi veliko ne razmišljamo ampak jo le zapisujemo. Medtem pri oblikovanju svojih ročnih zapiskov o snovi veliko več premišljujemo, saj skušamo podane informacije zapisati s svojimi besedami.

Papir je veliko bolj “zdrav”

Kadar gledamo v ekran celi dan to lahko zelo vpliva na naše oči. Saj vsi poznamo občutek pekočih in rdečih oči po celodnevnem gledanju v računalniški ekran 🙂 Čeprav se nam zdi, da slike in besedilo na računalniškem ekranu mirujejo, v resnici neprestano utripajo. Svetlost in barvna temperatura ekrana lahko zmoti naš cirkadiani ritem, kar lahko pripelje tudi do motenj pri spanju. Nenormalni cirkadiani ritem povezujejo tudi z debelostjo, diabetesom, depresijo, bipolarno motnjo in drugimi motnjami.

Prednosti uporabe digitalnih pripomočkov

Ne glede na vsa dejstva, digitalna tehnologija prinaša velike prednosti, katerih papir ni sposoben in nikoli tudi ne bo.

Digitalni podatki se shranjujejo tudi v “oblak”

Kljub temu, da se lahko mape okužijo z virusi ali oblike datotek postanejo zastarele, tudi papir nikakor ni varen. Že majhna nepazljivost lahko pripelje do požara, ki zbriše našo celotno zbirko knjig, ki smo jih zbirali vso življenje. Tudi ni redko, da našo beležko pozabimo na strehi avtomobila in se z veseljem odpeljemo 🙂 V vsakdanjem življenju prihaja do takšnih in drugačnih nepozornosti in napak. Črnilo je vezano na papir takoj ko neko stvar zabeležimo z njim v svojo beležko. In če to izgubimo ali uničimo hkrati izgubimo tudi vso informacijo, ki je bila zapisana. Digitalna tehnologija nam po drugi strani omogoča, da svoje podatke varno shranimo v t.i. oblak. Tako se kljub tehničnim napakam, pokvarjenemu računalniku ali zmočenemu telefonu, naši podatki ne izgubijo.

Digitalna podatki so dostopni povsod

Shranjevanje podatkov v oblak nam omogoča, da kljub doma pozabljenemu telefonu lahko dostopamo do svojih beležk, map in elektronskih sporočil iz različnih naprav. Vsaka naprava z dostopom do svetovnega spleta nam omogoča, da dostopamo do svoje knjižnice informacij, ki smo jih shranili v svoj Box, Drive, Dropbox, Evernote, OneNote in ostale oblake, ne glede na to kje se nahajamo.

Podatki so lahko organizirani in reorganizirani

S pomočjo digitalne tehnologije lahko zberemo vse koristne podatke in povezane informacije na enem mestu in do njih lažje dostopamo. To ne vključuje le našega dela, ampak tudi zbranega dela ostalih sodelavcev, ki želijo svoje podatke deliti z nami. Vse te zbrane podatke lahko nadalje organiziramo do potankosti, tako, da shranimo pripadajoče datoteke in ostal material, ki je vezan na naše podatke. Ko imamo zbrane vse podatke, nam digitalna oblika omogoča, da jih po potrebi tudi dodatno reorganiziramo. Z razliko od papirja, ki je omejen lahko digitalne oblike datotek vedno preuredimo, kaj dodamo ali izbrišemo. Digitalne datoteke tako lahko neomejeno spreminjamo, pri papirju pa bi za spremembe morali informacije prepisati, izrezati ali speti skupaj, da bi sestavili novo aktualno informacijo.

Digitalni opomniki

Večina ljudi se bo strinjala, da tudi pri opominjanju digitalni koledarji “premagajo” klasične papirne različice. V Google koledar, iCal ali Outlook ter druge digitalne pripomočke lahko vnesemo številne dogodke ter jih preprosto, brez skrbi izbrišemo iz svojega delovnega spomina. Preprosto ne moremo spregledati uporabnosti obveščanja, ko nas naša digitalna naprava opomni na prijateljev rojstni dan ali obisk pri zobozdravniku.

Po digitalnih podatkih lažje iščemo

“Informacija je uporabna le takrat kadar jo lahko takoj najdemo ko jo potrebujemo.”

Tim Ferriss

Ne glede na to kako zelo smo organizirani pri beleženju svojih podatkov, z uporabo kazal in označevalcev strani, iskanje podatkov nikoli ne bo tako preprosto, kot iskanje ključnih besed v digitalnih zapiskih. Iskalniki v aplikacijah za shranjevanje podatkov so dovolj robustni, da najdejo iskano besedo v vseh zapiskih, slikah, prilepljenih datotekah ali shranjenih zaslonskih slikah. Hitrost in natančnost teh iskalnikov se nikakor ne more primerjati z dolgotrajnim listanjem po beležkah, ali ko preprosto ne vemo kam smo že zapisali tisto pomembno informacijo.

Digitalne podatke lahko delimo in skupaj urejamo

Številne, če ne celo vse, spletne storitve in aplikacije nam omogočajo, da svoje zbrane podatke, zapiske ali slike delimo s svojimi prijatelji ali sodelavci. Ena izmed uporabnejših storitev je tudi skupno urejanje dokumentov. Tako lahko s svojimi sodelavci, ki so na različnih koncih “sveta”, skupaj urejamo podatke, spremljamo komentarje in nadziramo napredek. Klasična uporaba papirnih beležk to ne omogoča, saj bi morali biti za skupno urejanje in zbiranje podatkov, vsi sodelujoči biti hkrati na istem mestu,

Digitalno – analogni sistem

Po različnih poizkusih in napakah, s katerimi smo se srečali pri združevanju digitalnega z analognim smo končno našli nasvet kako združiti oboje in s tem povečati produktivnost svojega vsakdana. Lahko bi jo poimenovali tudi srednja metoda. Je preprosta, vendar odskočna deska za uporabo digitalnega v povezavi z analognim beleženjem. In kaj potrebujemo za “srednjo metodo”?

  • Glavno beležko, planer
  • Beležko, ki jo lahko prenašamo s seboj
  • Samolepilne lističe
  • Pisalo
  • Aplikacijo za organizacijo obveznosti (To-do list npr. CoziToodledo, )
  • Aplikacijo za digitalno beleženje (npr. OneNote, Evernote)
  • Spletni koledar (Google koledar, Cozi)

Na spletu lahko najdemo veliko digitalnih pripomočkov, ki združujejo več storitev v eni sami aplikaciji. Tako lahko recimo najdemo v Outlook programu za Windows sisteme tako koledar kot seznam opravil. Meni osebno je ljub tudi Cozi. O njem smo pisali tudi tukaj, združuje pa koledar kot tudi sezname opravil.
Free Registration Banner

Glavna beležka

Glavni sestavni del predstavljene metode je uporaba klasičnega planerja. Preprosto lahko uporabite tudi navadne beležke, kar smo že spoznavali skozi Bullet planer sistem, ki nudi prostor za vso vašo kreativnost. Sicer pa je pomembno, da izberete takšen planer ali beležko, ki bo odgovarjala vam. Na koncu ni pomembna sama zunanjost ampak njegova vsebina.

V glavni beležki, ki naj bo odprta na mizi cel dan, svoj prostor najdejo vse malenkosti. Vanje beležimo vsa opravila, ki jih moramo postoriti, sestanke, zapisujemo lahko tudi različne opombe in načrtujemo svoje delo ali projekte. Ta beležka lahko služi tudi kot dnevnik, v njej pa lahko svoj prostor dobijo tudi skice, ko “udari” kreativna žilica. Če ne želite striktno slediti že pripravljenim planerjem, se odločite raje za prazne beležke, v katere lahko zapisujete kar vam srce poželi. Če želite bolj organiziran sistem preverite Bullet planer sistem.

Žepna beležnica

Verjetno si pod pojmom glavna beležka predstavljate beležko, ki je ne želite izgubiti. Ponavadi so tudi glavni planerji večji in težji in dokaj neprijetni za vsakodnevno prenašanje v torbici. Za ta namen se raje odločite za žepni planer ali beležko, ki je veliko tanjša in lažja.

Edini namen žepne beležnice naj bo beleženje obveznosti ali stvari, ki jih ne želimo pozabiti, ko smo na poti. Ko pridemo domov vse svoje zapise prepišimo v glavni planer. Sicer ta korak ni nujno potreben, vendar sama zelo rada zberem vse svoje obveznosti na enem mestu. Ne samo, da imate tako vse na enem mestu, tudi ko boste želeli kasneje kaj pregledati za nazaj boste veliko lažje našli svoje zapiske, ki bodo v isti beležki.

Večerni pregled

Konec vsakega dneva vzemimo v roke svoje glavni planer. Preglejmo kaj smo uspeli dokončati in načrtujmo svoje prihodnje dni. Vse pomembne obveznosti v tem koraku vnesemo tudi spletni koledar, ki nas bo ob pravem trenutku opomnil na našo obveznost. Če svoje dnevne obveznosti beležimo tudi na samolepilnih lističih (o tem nekoliko kasneje), pregledamo kaj smo uspeli dokončati in to označimo v aplikaciji, kjer spremljamo svoj seznam obveznosti. Če imamo v planerju zabeležene nova opravila potem jih prepišemo v seznam aplikacije, da bodo z nami povod kamor se bomo odpravili. Po pregledu planerja še enkrat pregledamo spletni koledar in vsa pomembna opravila zabeležimo na samolepilni listič.

Samolepilni lističi

In zakaj sploh uporabljati samolepilne lističe? Ponavadi so ti lističi intenzivnih barv in jih tako težje spregledamo. Ko moramo opraviti res pomembno stvar jo zapišimo na ta listič in ga nalepimo v planer na odgovarjajočo stran. Zaradi svojih pisanih barv nam bodo oči kar bežale proti temu seznamu in zagotovo ne bomo pozabili na tiste najnujnejše obveznosti. Če je na seznamu kaj resnično nujnega in pomembnega lahko samolepilni listič nalepimo tudi na ekran računalnika, telefon, vrata ipd. Ko se odpravljamo od doma ga preprosto lahko premaknemo v žepno beležko in tako imamo seznam vedno s seboj.

Še ena prednost uporabe teh samolepilnih lističev je njihova majhnost. Namreč, govorili smo že o tem, da moramo izpostaviti najpomembnejša tri opravila, ki nas čakajo naslednji dan. In ravno njihova majhnost nas spodbudi, da nanj zabeležimo zgolj najnujnejše.

Pogosto se srečamo s tem, da nas nova opravila, ki se pojavijo čez dan, odvrnejo od najnujnejšega. Če se vam zdi, da opravilo ni resnično nujno za tisti dan, ga zabeležite v svoj dnevni planer in zvečer prenesite tudi v aplikacijo z seznamom opravil. Samolepilni lističi tudi dajejo nekakšno duševno zadovoljstvo, ko lahko odkljukamo opravljeno opravilo. Če do konca dneva z njimi opravimo kot za šalo lahko listič odvržemo v koš. Če se zgodi, da kakšne obveznosti nismo uspeli dokončati potem moramo listič prilepiti na naslednjo stran. In verjetno noben noče opazovati kar dva lističa nujnih obveznosti naenkrat na isti strani 🙂

Dolgoročno digitalno shranjevanje

Zadnja stvar, ki jo lahko v posameznem dnevu naredimo je, da vse svoje beležke, ideje in načrte prepišemo v program za beležke, kot je Evernote, Google Keep ali OneNote. Pripravimo si lahko zavihek z svojimi najljubšimi filmi, knjigami, glasbo, … , ki si jih želimo zapolniti. Posebnost teh programov je, da nam omogočajo povezovanje več strani. Preprosto lahko novi informaciji dodamo povezavo do kakšne prejšnje, ki dopolnjuje celotni sistem.

Program kot je OneNote omogoča tudi pisanje osebnega dnevnika. Tako lahko pripravimo mapo z dnevnikom, ki jo razdelimo na posamezne mesece in znotraj njih tudi nadalje na posamezne dni.  Sem lahko vpisujemo vse pomembne stvari, ki so se nam zgodile čez dan. Če se boste tega sistema resnično držali vam ponujamo še en nasvet. Vsakodnevnega dnevnika ne ločujte po letih. Preprosto v listu z določenim datumom dodajte naslednjo leto nov vpis na ta dan. Tako boste imeli dolgoročni pregled, kaj ste počeli na ta dan natanko pred enim letom ali več.


Verjetno se vam bo zdela ta metoda po nepotrebnem zakomplicirana (konec koncev vse zapisujete in prepisujete dvojo, včasih tudi večkrat). Ampak v praksi ko osvojite metodo postane zelo intuitivna. Veliko hitreje zapišete stvari na papir, kot pa, da preskakujete med posameznimi aplikacijami ali celo prižigate računalnik, kjer vas po možnosti še zmoti kakšno obvestilo, ki ni relevantno v danem trenutku. Veliko lažje in bolj vidno je, če nalepite samolepilni listič na mesto, kjer vas bo stalno opominjal na obveznosti, kot pa da odprete aplikacijo ali prižgete napravo, da preverite tisto najbolj nujno.

Po drugi strani pa se izkaže, da je včasih veliko lažje iskati potrebne informacije na računalniku, kot pa prelistavati beležko. Prav tako nas avtomatska obvestila hitreje spomnijo na naše obveznosti, kot pa da iščemo po beležki, kdaj že moramo oddati tisto nalogo. In vedno bo lažje deliti digitalne zapiske, kamor lahko dodajajo svoje opombe tudi sodelavci, preko spleta, kot pa kopirati naš rokopis, ki ga bo po možnosti za nekoga drugega težje prebrati.

Večerni pregled se zdi, da vzame veliko časa. V resnici pa za to potrebujete le 15 do 30 minut, hkrati pa nam pomaga osvežiti spomin na iztekajoč dan in nas opomni na stvari za prihajajoči dan.

Dr. Robert Bjork meni, da težavnost nekaterih opravil, kot je kopiranje in prepisovanje beležk, ne vpliva samo na izboljšanje spomina ampak nam tudi pomaga, da lažje povežemo dele informacij med seboj.

Ta metoda povezovanja digitalnega z analognim je veliko več kot samo produktivni sistem. Je sistem organizacije, učenja in izboljševanja življenjskega sloga. Z njim postanete veliko bolj fokusirani, produktivni, organizirani in informirani. Ali tudi sami uporabljate pri načrtovanju svojega življenja digitalne in analogne zapiske in pripomočke? Delite svoje izkušnje z menoj v komentarju.

Preberite tudi

Dodaj odgovor

Vaš e-naslov ne bo objavljen. * označuje zahtevana polja