Dokončajte stvari brez stresa s Pomodoro tehniko!

Če stvari nikakor ne morete dokončati do roka je Pomodoro tehnika organizacije čase pravšnja za vas! Odlaganje pomembnih opravil je v zadnjih desetletjih postalo vedno bolj prisotno med ljudmi. Kar niti ne preseneča. Marsikdo izmed nas se lahko poistoveti s problemom odlaganja in prelaganja obveznosti. Vzemimo primer:

Zvečer sedimo pred računalnikom in se zavedamo, da se teh 50 praznih PowerPoint diapozitivov ne bo napolnilo samih. In namesto posvečanju pozornosti temu projektu, dajemo pozornost Facebooku in spremljanju dejavnosti svojih prijateljev. Čeprav ne uživamo ob tem početju in se celo počutimo krivo zaradi odlašanja, nadaljujemo s tem. Vsakih 5 minut odpremo e-pošto z upanjem, da bomo zagledali kakšno oglasno sporočilo, ki ga bomo lahko zbrisali in se tako na kratko oddahnili od krivde zaradi odlašanja. Ure tečejo in po 7 kapučinih je predstavitev še zelo daleč od dokončanega projekta.


Ko govorimo o dokončanju zastavljenih obveznosti je za mnoge čas največji sovražnik. Po zgornjem primeru bi lahko povzeli, da se čas neskončno vleče, ko želimo dokončati prvi diapozitiv predstavitve. Ko pa začnemo stvari odlagati in svojo pozornost preusmerimo na nepomembne stvari pa čas kar steče mimo nas.

Še preden dokončamo prvi diapozitiv je čas, da odhitimo domov. Takrat pogledamo na svoj seznam opravil (to-do list ali “naredi danes” seznam) in se zavemo, da v resnici ničesar nismo opravili. Še enkrat več smo svoj dan zapravili s pitjem kav, pogovori s sodelavci in preverjanjem e-pošte ter Facebooka. Krivda in razočaranje zaradi nedokončanih obveznosti nas spremljata domov in ker se zavedamo, da stvari morajo biti dokončane se odločimo za »nočno delo«. Kljub odločnosti pa se tudi takrat prepustimo moči svetovnega spleta in po dolgi noči opravljanja ničesar drugega se v posteljo odpravimo razočarani in izčrpani. Po kratkem in slabem spancu se zbudimo in ponovno se znajdemo v začaranem krogu. To je rutina, ki jo večina pozna in se z njo srečuje vsakodnevno.

Francesco Cirillo je avtor Pomodoro tehnike. Razvijati jo je začel v času svojega študija, daljnega leta 1980. V nastajanju je posodobljena različica knjige “The Pomodoro Technique” in njena nadgradnja “Reach complex goals with the Pomodro technique”. Za več informacij obiščite njegovo spletno stran. Za nekoliko bolj “domačo” predstavitev pa je v sodelovanju z primarnim avtorjem, poskrbel Staffan Nöteberg. V knjigi “Pomodoro technique illustrated” je na preprost način in skozi različne ilustracije predstavil originalno idejo Pomodoro tehnike. Knjigo lahko kupite tukaj

Razdelite svoje delo na manjše dele pomodoro, ki so lažje izvedljivi

Na srečo so raziskave pokazale, da se lahko z lahkoto odrečemo tem »nezdravim« delovnim navadam. Vse kar moramo storiti je, da svoje delo razdelimo na manjše, obvladljive naloge, v časovni okvir 20 do 45 minut in jih v tem času opravljamo brez odmora ali motenj. Ta preprost koncept je bil uporabljen pri ustvarjanju Pomodoro tehnike. Glavna ideja tehnike je:

1. Določite si nalogo, ki jo želite opraviti.

2. Nastavite časovnik na 25 minut (to je en pomodoro del).

3. Delajte na določeni nalogi, skoncentrirano in brez prekinitev ali motenj, dokler časovnik ne zazvoni.

4. Odkljukajte dokončano nalogo.

5. Vzemite si kratek odmor (5 minut) za sprostitev.

6. Vsakih 4 pomodore si vzemite daljši (15-30 minut) odmor.

Po končanem odmoru bomo osveženi in pripravljeni na naslednji Pomodoro.

Pomodoro deli vam pomagajo ostati motivirani, da dokončate zadane naloge in se znebite stresa

Razdelitev dela na manjše pomodore je zelo preprosta in koristna metoda, zatorej ni nobenega razloga, da metode ne bi poizkusili. Za to se ni potrebno ničesar naučiti, ne potrebujete nobenih posebnih tehnik, niti ne potrebujete drage opreme. Kljub temu pa vam lahko pomaga, da se znebite občutka krivde in zaskrbljenosti zaradi odlaganja dela. Uporaba Pomodoro tehnike vam pomaga pridobiti kontrolo nad vašim dnem, skozi osredotočeno delo.

In ravno zaradi dejstva, da so pomodori tako kratki delčki časa, je skoraj nemogoče, da ne bi ostali osredotočeni skozi ta kratek čas. In z zavedanjem, da se boste lahko odpočili po delu na tej dolgočasni nalogi že po dobrih 25 minutah, vas spodbudi, da niti nimate razloga, da bi stvari odlagali.

Ne morete preplezati Mount Everesta v enem samem poizkusu. Podobno je pri delu – dokončanje velike naloge naenkrat je zastrašujoče in vodi do odlaganja stvari na kasnejši čas. Dejansko porabite veliko časa z delanjem ničesar koristnega in ravno pred rokom vse skupaj natrpate v nedosegljiv časovni okvir. Kljub temu določitev npr. 10 pomodorov na dan vam pomaga, da lažje prispete po korakih do končnega cilja, kot pa sprint v zadnjih minutah.

Pomodori vam pomagajo tudi ohranjati razpoloženje, saj je vsak pomodoro izvedljiv zase in posledično ne rabite razmišljati o celotnem projektu, ki ga morate dokončati. Dodatno pa razdelitev na posamezne intervale prepreči, da bi se izčrpali in tako ohranjajo vašo energijo in razumnost. Ko uporabljate Pomodoro tehniko se lahko odpravite domov z občutkom, da ste dejansko nekaj opravili. Tako namesto časa, ki ga bi porabili pri nočnem delu na kavču, ta čas namenite sprostitvi, družini ali drugim za vas pomembnim stvarem.

Ne obstajajo delni pomodori! Pomodori so vedno dolgi 25 minut. 

Ne glede na to kako preprosto se sliši Pomodoro tehnika, delovala bo le, če se boste resnično držali pravil. Prvo in najpomembnejše pravilo je, da obstajajo samo celotni pomodoro deli. Ne obstajajo nobeni polovični, ne 80% pomodori, še posebej pa ne takšni, da bi dokončali minuto pred koncem. 

Če vzamemo primer predstavitve – ko enkrat zaženete svoj časovnik, se zavežete 25 minutam osredotočenega dela na vaši predstavitvi. Nikakor se ne ustavljajte preden časovnik ne oznani konca 25 minutnega intervala. Ne smete se predati skušnjavi, niti ne skočiti po prigrizek, ne prebrati epošte, pa če si še tako močno želite. Edini izgovor za prekinitev je, da vaša hiša začne goreti, v nasprotnem primeru se držite pravila neprekinjenega dela za 25 minut. 

Če vas premaga skušnjava in prekinete z delom, takoj ustavite časovnik in začnite znova. Nepopolni pomodori ne štejejo! Sedaj se boste vprašali, kaj lahko storite, da boste postali bolj strogi do sebe in izvedli načrtovano.

Najbolj osnovno pravilo je, da to novo navado ponotranjite, jo sprejmete kot rutino, in kmalu boste delali s Pomodoro tehniko brez, da bi razmišljali o njej. Striktno se držite osnovnega pravila, saj je le to edina pot, da se disciplinirate in poskrbite za spremembe. 

Kaj pa če se vam zgodi, da z delom končate v 20 minutah namesto v polnih 25? Preprosto: z delom nadaljujte. Vprašajte se, ali še lahko kaj pregledam in popravim? Sem prepričan, da sem izbral pravo pisavo in velikost? Če z delom končate prej, ne zaključite predčasno s pomodorom, ne začnite z odmorom in niti ne pomislite na to, da bi preverili svoj poštni predal pred koncem 25 minutnega intervala. Če menite, da resnično nimate več ničesar za izpopolniti in vam je ostalo še 2 minuti, potem vseeno preletite svoje delo in na kratko povzemite, kaj ste naredili ter tako vtisnite te misli v svoj spomin. 

Po vsakem pomodoru si morate vzeti čas za odmor! Odmori niso izbira!

Vir: Pomodoro technique illustrated

Ko ste zaključili s posameznim pomodorom, shranili vso svoje delo in odkljukali načrtovano opravilo na “Naredi” seznamu, se morate držati tudi drugega pomembnega pravila – odmori so obvezni!

To pravilo morate vzeti tako resno, kot prvo! Če želite ohraniti osredotočen um, potem si morate vzeti čas tudi za odmor. To pa ne pomeni, da lahko teh 5 minut zapravite za prebiranje epošte ali opravljanje česarkoli zahtevnega. Namesto tega, se sprostite in zamotite. Porinite zadane naloge iz svojih misli in uživajte v občutku zadovoljstva, ki vam ga je prinesla dokončana naloga. Pustite svojim možganom, da se pripravijo na nove naloge, ki vas čakajo v nadaljevanju. Če se ne boste držali pravila z odmori, se bosta vedno težje zbrali in ostali motivirani za naslednje naloge. 

Z upoštevanjem pravila, 25 minut intenzivnega dela, ki mu sledi 5 minut počitka, boste pokazali svojim možganom, da se morajo osredotočiti na kratke intervale in vam tako omogočili, da boste ostali motivirani. Če boste ta ritem prekinili, bodo vaše misli začele odlašati, saj ne bo več vidne meje med časom za osredotočenost in časom za sproščanje. 

Poleg pravila kratkih odmorov, je tukaj tudi pravilo, da se za vsake 4 dokončane pomodore, nagradite z daljšim 15 do 30 minutnim odmorom. 

Ta metoda strukturiranja vašega časa je dokazano učinkovita, tako v smislu učinkovitosti, kot tudi ohranjanja motivacije za delo skozi dan in vam pomaga narediti več, z manj stresa. Kot ste opazili, so pravila Pomodoro tehnike preprosta. V nadaljevanju pa preverite, kaj so osnovne potrebščine, ki jih boste potrebovali za izvajanje te metode. 

Vse kar potrebujete za začetek sta časovnik in dva lista papirja

Vir: Pomodoro technique illustrated

Najpreprostejše potrebščine so ponavadi tudi najboljše. Na srečo boste za to tehniko potrebovali le takšne, ki jih lahko najdemo v vsakem domu. 

Prvo potrebujemo časovnik. Če nimate originalne kuhinjske ure v obliki paradižnika :), potem bo zadostovala vsaka štoparica ali preprosto vaš mobilni telefon. Na spletu lahko najdemo tudi številne aplikacije, ki so prav namenske za to tehniko (Ravnokar sama uporabljam aplikacijo TIDE). Ko bo konec intervala za posamezni pomodoro, bo zvok vašim mislim sporočil, da je konec časa za osredotočenost in, da je nastopil čas za sprostitev, ter obratno. 

Naslednje kar potrebujemo sta 2 prazna lista. Na enem listu boste beležili svoje “Naredi danes” obveznosti, drug list pa naj bo namenjen ostalim obveznostim, ki jih načrtujete za v prihodnje. 

“Naredi danes” seznam naj vključuje vse kar želite postoriti na določen dan. Zgleda lahko nekako takole:

  • Povzetek strukture predstavitve – 4 pomodori
  • Poišči lokacijo za seminar – 2 pomodora
  • Plačaj položnice – 1 pomodoro
  • itd. 

Od kod prihajajo vse te zadane naloge? Najdemo jih na drugem seznamu, kjer imamo zapisane vse obveznosti, ki jih želimo opraviti v čim krajšem času ali v prihodnosti. Ena stvar, ki se jo boste morali priučiti je, da boste znali oceniti koliko pomodorov potrebujete za dokončanje posamezne obveznosti. Čeprav boste na začetku težko ocenili pravilen čas, se bo z redno vajo to izboljšalo. Kmalu boste vedeli, koliko 25 minutnih delov potrebujete za povzetek predstavitve ali za urejanje vašega poštnega predala. 

In kako vzdrževati svojo motivacijo, da se boste prebili skozi svoj “Naredi danes” seznam? Preprosto, če vaša šolska predstavitev zahteva 20 pomodorov, jih razdelite na manjše enote. Če delamo cel dan na samo eni, veliki obveznosti brez, da bi jo dokončali, nas to lahko pripelje do izgube motivacije. Veliko lažje se bo prebiti čez zastavljeno nalogo, če bomo načrtovali npr. 4 pomodore za pripravo strukture predstavitve in tako dalje. 

Vaši največji sovražniki so notranje in zunanje motnje

Vir: Pomodoro technique illustrated

Kot ste lahko spoznali do sedaj, vidite, da vaš največji sovražnik ni čas, če ga pravilno razporedite s pomočjo Pomodoro tehnike. Kljub temu pa vas zunaj nekje čakajo sovražniki, ki si želijo zmotiti vašo produktivnost, če ne boste pravilno zaščitili svojih pomodorov. Ti sovražniki so motnje, ki odvzamejo vašo osredotočenost in jo usmerijo na druge nepomembne stvari. Večino ljudi  se s številnimi motnjami spopada skozi celotni dan. Prisotne so povsod, ves čas in komaj čakajo, da uničijo vašo produktivnost. 

Vsak telefonski klic ali epoštno sporočilo, ki ga prejmete, vsakokrat ko želite preverite rezultate svoje nogometne ekipe, ali vsakokrat ko želite skočiti po prigrizek ali naročiti pizzo – vse te motnje vas vržejo iz tira in zmotijo vaše pomodore, posledično pa opravimo veliko manj. Na splošno poznamo dve vrsti motenj:

Notranje motnje prihajajo iz nas samih. To so lahko tokovi našega razmišljanja, ki skočijo v naše misli in preprečijo, da bi se vrnili na pravo pot osredotočenosti. Takšne motnje so naprimer:

  • nenadna ideja za projekt na katerem želimo delati kasneje,
  • želja po pizzi ali gledanju posnetkov zabavnih mačk na youtube kanalu,
  • spontano ideja za darilo, ki ste ga nameravali kupiti kasneje, itd.

Po drugi strani pa imamo tudi zunanje motnje. To so motnje, ki pridejo do nas iz zunanjega okolja in od nas zahtevajo takojšnjo pozornost. Takšne motnje so naprimer:

  • sodelavec, ki se želi pogovarjati o slabem vremenu,
  • prihajajoča spam epoštna sporočila,
  • dostavljalec pizze, ki ste jo naročili med prejšnjim pomodorom.

Te motnje niso samo neprijetne ampak veliko prispevajo k zmanjšanju produktivnosti. Vplivajo tudi na naše slabo počutje zaradi krivde ali frustracije, da z delom nismo končali ravno zaradi teh motenj. Ko bi le bila pot, da bi te motnje spravili pod kontrolo… 

Vsako motnjo lahko upravljate in tako ohranite svojo osredotočenost

Na srečo vam ni potrebno biti suženj teh motenj. Le preberite nekaj naslednjih nasvetov, ki vam bodo pomagali zaščititi vaše pomodore. 

Vir: Pomodoro technique illustrated

Pogosto se vam bo zgodilo, da vas bodo zmotile vaše notranje misli, medtem ko se boste skušali osredotočiti na delo in bodo zahtevale od vas takojšnjo pozornost. Ko se to zgodi, preprosto to idejo, misel zabeležite na kos papirja in se takoj osredotočite nazaj delo. Dokler ne vonjate svojih gorečih hlač, lahko vse ostalo počaka, da dokončate z nalogo. Ko zaključite s pomodorom lahko nekaj trenutkov namenite ideji, ki ste jo zapisali vmes. Marsikdaj se zgodi, da nekaj kar se vam je v trenutku zdelo zelo pomembno, po premisleku roma v koš. Če se vam zdi, da je bila ideja, misel resnično dobra ali pomembna jo zabeležite v svoje seznam ali uvrstite na “Naredi danes” seznam. 

V primeru zunanjih motenj, se poskušajte izogniti temu, da bi se vključili v delo sodelavca, ko vas v trenutku potrebuje. Prevzemite volan in dajte drugim vedeti naj spoštujejo vaš urnik:

  • Kdorkoli vas že kliče lahko svoje sporočilo pusti po glasovni pošti. 
  • Izklopiti obvestila za prispelo epošto, pregledujte jo le redko v delovnem času, nikakor pa ne v času pomodorov. Lahko pa namenite en pomodo izključno odgovarjanju na epoštna sporočila. 
  • Svoj pomodoro lahko prekinete le v izrednih razmerah, npr. da se sodelavec poškoduje. Če si želi le sposoditi pisalo od vas, lahko počaka do konca vašega pomodora. 

Če vas kdo skuša zmotiti med delom mu lahko odgovorite “Sem sredi pomodora, vas pokličem nazaj,” ali pa “Čez 10 minut vam lahko pomagam”. Mogoče boste presenečeni, vendar ljudje znajo razumeti in tudi spoštovati vašo voljo po osredotočenosti na delo. Edino mogoče dostavljalec pizz nekoliko manj, zaradi česar že na prvem mestu ne bi smeli naročiti pizze med pomodori:) 

Glavno sporočilo Pomodoro tehnike je:

Pomodoro tehnika, je kljub svoji preprostosti zelo učinkovita. Razdelite svoje delo v manjše, obvladljive 25-minutne dele, v katerih lahko delate brez motenj. Po vsakem delčku si vzemite odmor, se sprostite in napolnite svoje baterije za naslednji 25-minutni del osredotočenega dela.  

Vir: Pomodoro technique illustrated

 

Dodaj odgovor

Vaš e-naslov ne bo objavljen. * označuje zahtevana polja