Sestavi seznam opravil in povečaj svojo produktivnost – 5 korakov za pripravo (naj)boljšega seznama opravil

Seznam opravil

Ah, ta seznam opravil … srce in duša vsakega sistema planiranja in organizacije časa. Pogosto se srečam z vprašanji kot so, kaj sama beležim v svoj seznam opravil, katerim opravilom dam prednost in katera opravila najprej odkljukam. Veliko ljudi se srečuje s težavo kako najti pravo ravnotežje med “Oh, toliko stvari moram opraviti.” in “To opravilo pa res moram dokončati še danes.” Dobro pripravljen in sestavljen seznam opravil lahko deluje kot vaša vodič skozi vsak dan. Pomaga vam premagati občutek “Preveč stvari imam za opraviti”, in odpraviti skrb ali ste bili dovolj ali premalo produktivni skozi dan. 

Cozi

Preden pogledamo, kako sama sestavim svoj seznam opravil in spoznamo zakonitosti dobrega pristopa k pisanju takšnega seznama, moram najprej pojasniti, da za seznam opravil ne obstaja enotna oblika. Seznami opravil so lahko različnih “oblik in velikosti”. Vsak seznam je lahko unikaten in je predvsem tisto, kar odgovarja vsakemu posamezniku. Metoda, ki ji bomo spoznali v nadaljevanju, deluje za mene osebno zelo dobro. Na vas pa je ali jo boste uporabili tudi sami pri svojem načrtovanju.

5 korakov za pripravo dobrega seznama opravil

1. Sestavite glavni seznam opravil

Pod pojmom “glavni” ponavadi mislim na seznam opravil, ki niso nujno pomembna in časovno vezana. Glavni seznam lahko povežemo z našim “Brainstormingom”, torej vanj napišemo vse kar želimo opraviti ali si zadamo kratkoročne cilje. Vsakič ko se spomnimo neke dejavnosti ali obveznosti, ki jo moramo opraviti (vendar ne nujno točno danes), jo zapišimo v glavni seznam.

Večer preden se odpravimo spat, si vzemimo čas za načrtovanje prihodnjega dne ter preglejmo glavni seznam opravil. Če med načrtovanimi opravili najdemo kakšno stvar, ki jo želimo opraviti čimprej ali je postala časovno vezana, potem to dejavnost prenesimo v svoj dnevni seznam opravil. Prav tako lahko te časovno neodvisna opravila vključimo v svoje dni, ko imamo veliko časa in si želimo, da z njimi končno opravimo.

@bohoberry

2. Sestavite “Top 3” 

Ko sestavim svoj seznam opravil za prihodnji dan, se lotim določanje prednosti za posamezna opravila. Izberem si 3 opravila, ki morajo biti opravljena najprej. Da ugotovim, katera 3 opravila so najpomembnejša si zastavim nekaj vprašanj:

  • Katero opravilo bo imelo največji vpliv na moj dan?

  • Katera opravilo moram nujno dokončati danes?

  • Če nimam ničesar nujnega, katero opravilo mi bo dalo občutek zadovoljstva, da sem naredila nekaj dobrega zase?

Ko ugotovim katera opravila so nujna, jih označim s števili od 1 do 3. Naj poudarim, da ni nujno, da si potem tudi dejansko opravila sledijo po teh številih od 1 do 3. Najprej se lahko lotim tudi opravila št. 3, saj mi vzame npr. najmanj časa. To mi daje zagon skozi dan in daje moč, da se spopadem tudi z večjimi ali dolgotrajnejšimi opravili.

@boho.berry

Zakaj izbor “Top 3” deluje?

Primerjajte svojo zalogo energije z gorivom v avtomobilu. Zjutraj gorivo napolnite do konca in se začnete voziti po mestu od enega opravila do drugega. Prej kot slej bo avtu zmanjkalo goriva in poti ne boste mogli nadaljevati dokler ponovno ne napolnite avtomobilskega rezervoarja (v našem primeru, dokler ne greste v posteljo in se spočijete).

Zato boste vsako jutro najprej pomislili na opravilo, ki je za vsa najpomembnejše. Opravite s pomembnimi in časovno vezanimi opravili najprej, dokler je še vaš nivo energije visok. Kasneje se boste lahko lotili manjših in manj pomembnih opravil, ki od vas ne bodo zahtevale toliko energije.

3. Razdelite večje naloge na manjša opravila in bodite natančni

Opravila na seznamu morajo biti izvršljiva in če želimo, da so izvršljiva potem morajo biti tudi specifična. Vzemimo primer “napiši raziskovalno nalogo”. Kljub temu, da je to zapisano opravilo izvršljivo, je zelo nejasno, premalo specifično ter preobširno. Namesto preprostega zapisa, si zabeležimo opravilo, ki ga lahko opravimo naenkrat brez, da delo prekinemo. Tako raje določimo, da bomo najprej zapisali uvod svoje raziskovalne naloge.

Večje projekte, kot je zgoraj omenjena raziskovalna naloga, razdelite na manjša in lažje izvedljiva opravila, ki vam bodo pomagala dokončati večjo obveznost. Čeprav se vam bo zdelo, da so takšna majhna opravila brezpredmetna, boste na koncu tedna ali meseca opazili, da ste prišli do končnega cilja veliko bolj organizirano in brez nepotrebnega stresa. Delitev pomembnejših nalog na manjša opravila namreč omogoča, da se posvetimo le tistemu trenutno najpomembnejšemu delu. Tako ne izgubljamo časa in ostanemo bolj produktivni.

4. Kaj pa tista nedokončana ali neopravljena opravila?

V vsakem seznamu opravil bomo našli naloge ali opravila, ki se jih skušamo lotiti že več dni, tednov ali celo let. Namesto, da se jezimo čez ta neopravljena opravila raje ugotovimo zakaj so ostala nedokončana.

Je razlog, da je načrtovano opravilo preobširno? Poskusite to opravilo razdeliti na več manjših in se spopadite z majhnimi delčki vsak dan po malo.

Ali opravilo ni več toliko pomembno za vas? Vzemite si nekaj časa in razmislite ali načrtovano opravilo še ima kakšen pomen za vas in ali ga je nujno potrebno dokončati. Če ugotovite, da ni več aktualno in ne prinaša nobene škode ali koristi, potem preprosto to opravilo prečrtajte in se več ne ozirajte na njega. Tako vas ne bo vsak dan opominjalo zakaj še ni dokončano 🙂

Ali se opravila preprosto nočete lotiti? Vsakodnevno se srečujemo z nalogami in opravili, ki se jih nočemo lotiti, ker se nam preprosto “ne da”. Ta opravila so lahko zelo pomembna, vendar jih vsakodnevno prestavljate. V tem primeru razmislite, da bi takšna opravila “nujna ampak za vas naporna” uvrstili v svoj Top 3 seznam opravil za naslednji dan. Opravite že s tem in si prihranite nekaj skrbi.

5. Planirajte planiranje 🙂

Velikokrat smo že poudarili kako pomembna je rutina za vašo produktivnost in ponovno se bomo dregnili ob to 🙂 Načrtovanje časa za planiranje vašega seznama opravil, je ena najpomembnejši stvari, ki vam lahko pomaga povečati vašo produktivnost.

Vsak večer preden se odpravite v posteljo, se udobno namestite, primite v roke svoj planer ali rokovnik in se lotite priprave seznama opravila za prihajajoči dan. Preglejte katera opravila ste uspeli dokončati v iztekajočem se dnevu, neopravljena na prestavite na naslednji dan, če se vam zdi to pomembno, ali določite nov rok do kdaj boste nedokončano dokončali.

Ni lepšega kot se zjutraj prebuditi in brez skrbi začeti nov dan. V vašem planerju vaš že čaka seznam opravil za nov dan. Namesto, da izgubljate čas zjutraj (ko smo najbolj produktivni) za razmišljanje “kaj že moram narediti”, se lahko takoj lotite načrtovanih opravil.


Upam, da vam bo teh 5 nasvetov prišlo prav pri pripravi vašega seznama obveznosti. Kot že rečeno, poizkušajte z različnimi tehnikami in najdite tisto, ki vam osebno najbolj odgovarja. Le tako bo vaš seznam imel učinek in vam bo pomagal k izboljšanju vaše produktivnosti. Kako pa sami sestavite svoj dnevni načrt? Delite z menoj tudi vaše nasvete.

Get Cozi, the #1 family organizing app

Preberite tudi

Dodaj odgovor

Vaš e-naslov ne bo objavljen. * označuje zahtevana polja